建立公司合规程序需要考虑很多细节问题。商律师与圳老板的沟通还在持续中。
除了风险评估、政策与设计、培训与沟通、举报和调查等问题外,商律师告诉圳老板,第三方管理、并购方面的诸多问题同样是需要提前做好评估的。
(五)第三方管理
一个设计良好的合规程序应该将基于风险的尽职调查应用于与第三方关系。虽然需要的程度、适当的尽职调查可能根据不同公司的大小性质、交易和第三方,评估者应该评估公司对资格和关联第三方(包括代理商、顾问,和经销商通常隐藏的不当行为,如在国际商业交易贿赂外国官员)合作的了解程度。
评估者还应该评估,该公司是否知道在交易中需要第三方的商业理由,以及第三方合作伙伴的声誉和与外国官员的关系(如果有的话)等带来的风险。例如,评估者应该分析公司是否确保与第三方的合同条款明确描述了要履行的服务,第三方确实在履行工作,其报酬是否与该行业和地理区域所提供的工作相称。评估者应进一步评估公司是否存在通过不断更新的第三方的尽职调查、培训、审计或年度合规认证,从而对第三方关系进行持续监控。
总而言之,一个公司的第三方管理实践是评估者应该评估的一个因素,以确定一个合规项目是否真的能够“发现在一个特定公司的业务范围内最有可能发生的特定类型的不当行为”。
*基于风险和整合的流程
公司的第三方管理流程如何与公司识别的企业风险的性质和水平相对应?这个过程是如何被整合到相关的采购和供应商管理过程中的?
*适当的控制
公司如何确保有适当的商业理由使用第三方?如果有第三者牵涉到潜在的不当行为,使用这些第三方的商业理由为何?存在什么机制来确保合同条款具体描述将要履行的服务,支付条件的适当,所描述的合同工作得以履行,以及报酬与所提供的服务相称?
*关系管理
公司为防范合规风险如何考虑和分析第三方的薪酬和激励结构?公司如何监控其第三方?公司是否拥有分析第三方账簿和账目的审计权,公司过去是否行使过这些权利?公司如何对第三方关系经理进行合规风险培训,以及如何管理合规风险?公司如何激励第三方的合规和道德行为?公司是否在与第三方的关系存续期间,或主要在新员工入职过程中进行风险管理?
*实际行动和后果
公司是否在跟踪第三方尽职调查中发现有危险信号,以及如何处理这些危险信号?公司是否追踪未通过公司尽职调查或被终止工作的第三方,公司是否采取措施确保这些第三方不被雇佣或在以后重新雇佣?如果第三方在调查中涉及不当行为,是否在尽职调查中或在雇佣第三方后发现了危险信号,如何解决?是否有类似的第三方因合规问题而被暂停、终止合作或被审计?
(六)并购
一个精心设计的合规计划应该包括对任何收购目标的全面尽职调查,以及一个及时、有序地将被收购实体整合到现有合规计划结构和内部控制的过程。在可能的情况下,并购前的尽职调查能使收购方更准确地评估每个目标的价值,并就目标应承担的任何腐败或不当行为的成本进行谈判。如果收购前或收购后的尽职调查和整合存在缺陷或不完整,可能导致不当行为在目标公司继续存在,对企业的盈利能力和声誉造成损害,并可能承担民事和刑事责任。
公司对其收购目标进行适当审查的程度,表明了公司合规程序是否能够有效地实施内部控制,并纠正组织各级的不当行为。
*尽职调查过程
该公司是否能够完成收购前的尽职调查,如果不能,为什么不能?在尽职调查中是否发现不当行为或不当风险?谁对被收购/合并的实体进行了风险评估?是如何进行的?并购尽职调查的一般过程是什么?
*并购过程中的整合
合规功能是如何整合到并购、收购和整合过程中的?
*将尽职调查与执行联系起来的过程
在尽职调查过程中,公司跟踪和纠正不当行为或不当风险的过程是什么?在新收购的实体中,公司执行合规政策和程序,以及收购后审计的过程是怎样?
听完商律师的介绍,圳老板深深感叹:“凡事预则立,不预则废。这些问题逐一推敲下去,细细落实,需要公司上下一起努力呀!我得提前着手,早做准备。”
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本期撰稿人:钟志伟律师
整理编辑:读创/深圳商报记者 张玮玮